☆ぽいのブログ☆

TVドラマのショムニでは秘書課というものがありましたね。私は秘書課があるような大きな会社で働いたことがないのでよく分からないのでちょっとリサーチしてみました。上司あるいは組織を手伝うのが秘書の大事な仕事内容だといいます。

一般的にマンツーマンの秘書と、グループ秘書とがいるようです。大きく分けて仕事には、定型的業務と非定型的業務があるようです。日常的にしなければならない仕事が定型的業務です。

行うのは整理整頓やオフィスレイアウト、挨拶状、贈答品の準備、車の手配などです。スケジュール管理は秘書の仕事内容の中心ともいえるものです。会議の打合せや取引先訪問、出張などの予定を調整します

反対に非定型的業務とは、急に入る普段の業務以外の仕事のことです。急な来客、スケジュール変更、災害や犯罪が起きた時の措置などが非定型業務に該当する仕事です。突然の事態にも慌てることなく対応できることや、いろいろな知識が秘書の仕事内容をこなすためには大事だといえるでしょう。

秘書の仕事内容には、上司の職権をきちんと尊重したうえで、職務を上司がまっとうできるように配慮をすることだといえます。秘書の仕事には、上司や関係者とをつなげるように、情報を正しく伝える力が不可欠だといえるでしょう。

業務内容はもちろんのこと、取引先などの会社名や担当者の名前、顔などを覚えておける記憶力も秘書には必要です。自分で正確な判断ができて実行力があり、どんなことにも前向きに取り組める人が秘書の仕事内容にぴったりの人材です